Vom Prozessmodell zum anwendergeführten Workflow. Ratgeber


Vom Prozessmodell zum anwendergeführten Workflow. Ratgeber

Artikel-Nr.: 0405-RA
99,00
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Optimierte Prozessmodelle bedürfen besonderer Instrumente, damit sie im Tagesgeschäft tatsächlich ihre Potentiale wirksam werden lassen. Der Einsatz solcher Instrumente unterbleibt jedoch häufig. Improvisation und entsprechend nicht beherrschbare Vorgangsbearbeitungszeiten sind die Folge.  

Die Nutzung dieses Ratgebers führt Schritt für Schritt zur Entwicklung eines solchen Instruments, einer anwendergeführten Workflow-Lösung, spezifisch zugeschnitten für jeden Prozess und seine Varianten.

Das Grundprinzip der mit dem Ratgeber erarbeiteten Lösung besteht in einer Übertragung der wesentlichen Schnittstellen – definiert in einem Prozessflussdiagramm - zwischen den in die Auftragsausführung involvierten Organisationseinheiten in ein MS-Excel-Formular, von dem bei einem neuen Prozess-Status über Hyperlinks in MS-Word angelegte Nachrichtendateien aufgerufen und über ein Mailsystem wie MS-Outlook an den nächsten Prozessbeteiligten versandt werden.

Der Ratgeber enthält die 3 Komponenten eines Werkzeugs eines anwendergeführten Workflow als Muster, den Prozesspiloten, das Nachrichtensystem und die Betriebsanweisung.

  1. Der Prozesspilot enthält 2 Musterformulare in den Tabellenblättern „Auftrag“ und „Ausführung“ für die typischerweise an einem Unternehmensprozess der Auftragsausführung involvierten Organisationseinheiten, von der Ausführungsplanung bis zur Finanzbuchhaltung. Das Tabellenblatt „Ausführung“ ist dementsprechend spezifisch in 7 Tabellenblattbereiche für die differenzierte Abbildung des Prozessstatus und die Aktivierung des Nachrichtensystems gegliedert. Der Prozesspilot ist im Unternehmensnetzwerk hinterlegt, durch eine entsprechende Zugangssteuerung beschreib- und/oder lesbar und für die einzelnen Prozessbeteiligten nur in ihrem Zellenbereich änderbar.
  2. Das Nachrichtensystem enthält 19 vorformulierte E-Mails.
  3. Die Betriebsanweisung benennt die involvierten Organisationseinheiten und regelt deren Verantwortung für die Pflege der Dateien des anwendergeführten Workflow, deren Aufbereitung und Nutzung für die Vorgangssteuerung in der Auftragsrealisierung.

Und schließlich erhält der Besteller einen Vorgehensprozess in 10 Phasen, der ihn sicher zum Ergebnis führt.

Die Lösung ist praxiserprobt und bietet sich für die Steuerung der Ausführung von Aufträgen, die am Markt vom Vertrieb akquiriert wurden, aber auch für die unternehmensinterne Kooperation an. Die Vorlage 0405-VO demonstriert dies an einem Beispiel.

Dokumentdaten: Zip-Datei mit 805 kB enthaltend 1 Datei im MS-Word-Format (37 Seiten)

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