Einsatz eines elektronischen DMS. Muster-Verfahrensrichtlinie


Einsatz eines elektronischen DMS. Muster-Verfahrensrichtlinie

Artikel-Nr.: 060601-VO
169,00
Umsatzsteuerbefreit nach § 19(1) UStG, ggf. zzgl. Versand


Für die Geschäftsvorfälle von Unternehmen fallen für jeden Vorgang neben den Buchhaltungsbelegen eine Vielzahl von Dokumenten an. Da bietet sich die vorgangsbezogene elektronische Archivierung in einem DMS an.

Allerdings fordern die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme –GoBS- hierfür eine eindeutige Verfahrensdokumentation ohne dazu Genaueres vorzuschreiben.

Dieses Dokumentations-Muster hilft, bei der Erarbeitung einer anwendungsfallbezogenen Richtlinie kein Detail zu übersehen. Sie regelt „den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.“ (wikipedia: Verfahrensdokumentation).

Die Muster-Verfahrensrichtlinie ist auf die Anwendung eines elektronischen DMS für beliebige Dokumente zugeschnitten, die im jeweiligen Geschäftsprozess des Unternehmens anfallen. Berücksichtigung finden die Übernahmeformen für NCI- (Scannen im „frühen“ und „späten“ Verfahren) und CI-Dokumente. Der gesamte Prozess der Entstehung (Erfassung), Indizierung, Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen, wird ausführlich dargestellt.

Dabei wird die Verknüpfung eines integrierten ERP-DV-Systems, einer Workflow-Funktionalität und einer DMS-Software herstellerneutral dokumentiert.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 54 Seiten, 898 kB

Auch diese Kategorien durchsuchen: Startseite, Netzwerk, DMS, Risikoanalyse..., Muster-Richtlinien