Zum Begriff  der "Aufgabe"

Der Klarheit wegen an dieser Stelle zunächst ein kurzer Exkurs zur Kategorie der "Aufgabe". Eine Aufgabe ist...

... eine dauerhafte Aufforderung, Verrichtungen an Objekten zur Erreichung einer Zielstellung zu vollziehen. Die Aufforderung ist an den Aufgabenträger (Mensch / Menschengruppe oder Maschine / Maschinensystem) gerichtet.

Im Unterschied dazu ist ein Auftrag

"eine einmalige Aufforderung ...{Text wie eben}

und ist damit die Form der Aufgabenausführung: Aufgaben werden durch Aufträge ausgeführt. Für diese Definition ist es unerheblich, wer den Auftrag erteilt (Selbstauftrag, Auftrag aus der arbeitsorganisatorischen Disposition eines Teams, Auftrag der zuständigen Führungskraft oder Fremdauftrag eines Kunden direkt an den Aufgabenträger).

Im aufbauorganisatorischen Gestaltungsprozess wird sie Organisationseinheiten (in 1.Näherung durch die Organisationsstruktur, in 2.Näherung durch die Aufgabenverteilung) und dem einzelnen Menschen - je nach Detaillierungsgrad - zur verantwortlichen Ausführung zugeordnet (in 3.Näherung durch die qualitative Stellenbildung, in 4.Näherung durch Stellenbeschreibungen).

Das impliziert eine ganz konkrete Anforderung, wie Aufgaben zu formulieren sind:

Eine Aufgabe ist vollständig formuliert, wenn sie aus Verrichtung und Objekt, an dem durch den Aufgabenträger etwas ausgeführt - verrichtet - wird, besteht. Dies gilt auf allen Detaillierungsstufen bis hin zur in Einzelfällen durchaus sinnvollen Zerlegung in einzelne Handreichungen am Fließband.

Der Prozess der Aufgliederung kann dabei je nach gewünschter Aussage nach Verrichtungen und/oder Objekten erfolgen, was - wie bei der Gestaltung der Organisationsstruktur - funktionalen oder divisionalen Lösungen entspricht.

Aufgabenverteilung, Aufgabenverteilungspläne, Bezug zur Ablauforganisation

Mit dem Begriff der Aufgabenverteilung ist dreierlei zu verbinden:

1. Die Erarbeitung eines Dokuments, welches exakt Verantwortungsprofile der Organisationseinheiten der 2. und nachgeordneter Ebenen beschreibt, den Aufgabenverteilungsplan, auch als Geschäftsverteilungsplan bezeichnet. Damit wird die Aufgliederung der aus dem Unternehmenszweck abgeleiteten Unternehmensaufgabe, wie sie im Ergebnis der Gestaltung der Organisationsstruktur in 1. Näherung erfolgt und im Organigramm abgebildet ist, fortgeführt. Ich verwende für das Ergebnis den Begriff der Aufgabenverteilung in 2. Näherung, wodurch letztlich das Verantwortungsprofil jeder einzelnen Organisationseinheit auf allen Ebenen bestimmt ist. Damit besteht zugleich ein Korrektiv für die Optimierung der Organisationsstruktur insbesondere auf den unteren Ebenen.
2. Mit der Beschreibung spezieller Aufgaben in den Verantwortungsprofilen der Organisationseinheiten die Definition der Schnittstellen der Kooperation zwischen den Organisationseinheiten. Dies ist eine Bedingung für die Gestaltung der Ablauforganisation und erfolgt in Wechselwirkung mit der Definition der Unternehmensprozesse.
3. Die Schaffung der Voraussetzungen, um die Stellenstruktur in Art und Menge definieren zu können und in Stellenbeschreibungen konkret abbilden zu können.

Die Beschreibung der Aufgabenverteilung im Unternehmen im hier definierten Sinne erfolgt zweckmäßigerweise bereichsweise nach Vorgabe der Rahmenanforderungen an das Dokument "Aufgabenverteilungsplan" (AVP) und sollte einer zentralen Koordination unterliegen.

Rolle von Funktionendiagrammen

Weniger gebräuchlich als zusammenfassende Dokumentation der Aufgabenverteilung im Unternehmen sind Funktionendiagramme, in denen als Matrix die Aufgabenverteilung in gewünschter Detaillierungstiefe bis hin zu einzelnen Stellen übersichtlich abgebildet werden kann.

Dieses Instrument wird meist für die zusammenfassende Darstellung arbeitsteilig verflochtener Sachverhalte eines gleichartigen Aufgabenkomplexes, z.B. Verteilung von Aufgaben des technischen Einkaufs, verwendet und ist geeignet, Optimierungsansätze festzustellen. Deshalb wird es häufig in Projekten zur Optimierung der Unternehmensorganisation eingesetzt.

Die Felder der Matrix enthalten eine Information, welche Funktion (z.B. Entscheidung, Kontrolle, Durchführung, etc.) jeder Stelle in Bezug zu den Aufgaben zukommt.

Somit stellt jede einzelne Spalte den Anteil einer Stelle an der Realisierung aller einbezogenen Aufgaben dar. Hingegen dokumentieren die Zeilen die Arbeitsteilung zwischen den Stellen bei der Ausführung einer einzelnen Aufgabe.

Dem Funktionendiagramm verwandte Begriffe sind die Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix, im angelsächsischen Sprachraum responsibility assignment matrix (RAM bzw. je nach verwendetem Symbolumfang RACI oder RASCI) genannt.

Durch aufgabenbezogenen Einsatz ihrer Symbolik wird definiert, wer ergebnisverantwortlich (E bzw. R = responsible), durchführungsverantwortlich (D bzw. A = accountable), unterstützend (U bzw. S = supportive), beratend (B bzw. C = consulted), informiert (I = informed) oder auch ausgelassen (O = omitted) ist.

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