Für die Unternehmensfunktion Einkauf enthält diese Vorlage die Matrix eines Funktionendiagramms (Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix, im angelsächsischen Sprachraum responsibility assignment matrix (RAM bzw. RACI oder RASCI). Im Spannungsfeld zwischen Einkaufsabteilung und bedarfstragenden Abteilungen eines Unternehmens wird die spezifische Verantwortung für 185 Aufgaben des Einkaufs  festgelegt. Kategorien:

• Strategische, Planungs- und Controllingaufgaben,
• Aufgaben in übergreifenden Einkaufsfunktionen,
• Erarbeitung von Bestellanforderungen,
• Umsetzung der Bestellanforderungen zu Lieferantenbestellungen (mit Bestellanforderungs-Prüfung und Einkaufsdisposition, Anfragen und Ausschreibungen zur Angebotseinholung, Angebotsbearbeitung, Komplexe Konditionenverhandlungen, Vergabeentscheidung nach Ausschreibungen, Bestellungsschreibung und –übermittlung),
• Überwachung der Lieferantenbestellungen,
• Wareneingang und Leistungsabnahme sowie
• Prüfung der Lieferantenrechnungen und Zahlungsausgleich

Verwendete Standardsymbolik nach E (Entscheidung, Genehmigung, Ergebnisverantwortung.), A (Ausführung, Durchführung), M (Mitwirkung bei der Durchführung), I (Informationsrecht) und K (Kontrolle). Vielfältige Hinweise sind als Zellkommentare hinterlegt. Eine Prüfung, ob für die einzelnen Aufgaben die Verantwortungsspezifikationen E und A erfolgt sind, ist integriert.

 Damit können Optimierungsansätze ermittelt werden und im Auszug Informationen für Stellenbeschreibungen und die Prozessmodellierung bereitgestellt werden. Zur Konkretisierung des Aufgabengerüsts ist aus dem Zubehör die Nutzung des Vorgehensprozesses Aufgabenanalyse zu empfehlen.

Dokumentdaten: Funktionendiagramm im MS-Excel-Format, MS-Worddatei 0309d4-VPR "Manual..." Muster-Vorlage Aufgabenverteilung Einkauf Funktionsdiagramm