Diese Vorlage ist eine Musterregelung für Unternehmen. Sie geht von der Beschreibung einer typischen Aufgabenverteilung zwischen den involvierten Organisationseinheiten aus:

1.  Die zentrale Abteilung Einkauf.
2. Die Bedarfsträger (incl. der Investitionsplanung und übergreifender Projektleitungen).
3. Bereiche mit strategischer Verantwortung (Produktentwicklung, Vertrieb/Marketing, Unternehmenscontrolling).
4. Mit Querschnittsfunktionen (Technik/Normung, technische Sachkundige, Budgetverantwortliche).
5. Das Rechnungs- und Finanzwesen.

Für diese Abteilungen wird in über 180 Paragraphen deren Verantwortung geregelt für

• die Phasen des Einkaufsprozesses
  • Bestellanforderungen, Bestellung mit Anfragen und Ausschreibungen, Angebotsbearbeitung, Konditionenverhandlung, Vergabeentscheidung, Bestellungsschreibung, Bestellüberwachung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Zahlungsausgleich und Archivierung und für
• übergreifende Einkaufsfunktionen
  • strategische Einkaufspolitik, Einkaufscontrolling, Bereitstellungsplanung, Lagerverwaltung, Stammdatenverwaltung, Einkaufsroutinen (Szenarien), Rahmenverträge, Einkauf über das Internet, Finanzierung, Kontierungen

Weiterhin enthält die Vorlage in über 65 Paragraphen die grundsätzlichen Anforderungen an

• den Prozess der Zielbildung für den Einkauf - siehe Anlage 1, mit Orientierungen für Zielbildungsprozesse für den Einkauf,
• die Ordnungsmäßigkeit: Vier-Augen-Prinzip, Unterschriftsregelungen, Wirksamkeit der Kontrollsysteme, Risikomanagement - siehe Anlage 2,
• die Lieferantenauswahl - Handhabung ethischer Kriterien, Regelungen zur Diskriminierungsfreiheit und zur Korruptionsverhütung und an
• eine integrierte DV-Lösung.

Die Schlussbestimmungen enthalten die Implementierungsmaßnahmen. Anlage 2 enthält auf 15 Seiten Begriffsklärungen, darunter Eckpunkte zur Aufbauorganisation einer Einkaufsabteilung sowie eines Verfahrens zur Risikoanalyse für den Einkauf.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 51 Seiten, 690 kB