Im Einkauf von Unternehmen fallen für jeden Bestellvorgang neben den Buchhaltungsbelegen eine Vielzahl von Dokumenten – eigene und von Anbietern und Lieferanten – an. Da bietet sich die vorgangsbezogene elektronische Archivierung in einem DMS an. Allerdings fordern die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme –GoBS- hierfür eine eindeutige Verfahrensdokumentation ohne dazu Genaueres vorzuschreiben.
Diese Musterregelung hilft, kein Detail zu übersehen. Sie „beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess
- der Entstehung (Erfassung),
- der Indizierung,
- der Speicherung,
- dem eindeutigen Wiederfinden,
- der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
- der Reproduktion
der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.“ (wikipedia: Verfahrensdokumentation).
Sie ist auf die Anwendung eines elektronischen DMS für die Dokumente zugeschnitten, die im Einkaufsprozess des Unternehmens anfallen: Anfrage, Ausschreibung, Anlage zu Anfrage / Ausschreibung / Bestellung, Angebot, Anlage zum Angebot, Protokoll Angebotseröffnung, Angebotsvergleich, Verhandlungsprotokoll, Vergabeentscheidung, Bestellung / Bestelländerungen / Storno, Auftragsbestätigung, Rechnung usw.
Berücksichtigung finden die Übernahmeformen für NCI- (Scannen im „frühen“ und „späten“ Verfahren) und CI-Dokumente. Der gesamte Prozess der Entstehung (Erfassung), Indizierung, Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen, wird ausführlich dargestellt.
Dabei wird die Verknüpfung eines integrierten ERP-DV-Systems, einer Workflow-Funktionalität und einer DMS-Software grundsätzlich herstellerneutral beschrieben.
Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 55 Seiten, 960 kB
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