Optimierte Prozessmodelle bedürfen besonderer Instrumente, damit sie tatsächlich ihre Potentiale wirksam werden lassen. Die Alternative ist Improvisation und bedeutet in der Regel schwerer beherrschbare Vorgangsbearbeitungszeiten.

Dieser Ratgeber führt Schritt für Schritt zur Entwicklung eines solchen Instruments, einer anwendergeführten Workflow-Lösung:

Das Grundprinzip der mit dem Ratgeber erarbeiteten Lösung besteht in einer Übertragung der wesentlichen Schnittstellen – definiert in einem Prozessflussdiagramm - zwischen den in die Auftragsausführung involvierten Abteilungen in ein MS-Excel-Formular. Von diesem werden bei einem neuen Prozess-Status über Hyperlinks in MS-Word angelegte Nachrichtendateien aufgerufen und über ein Mailsystem an den nächsten Prozessbeteiligten versandt.

Der Ratgeber erläutert Inhalt und Aufbau der zwei Komponenten eines anwendergeführten Workflowwerkzeugs:

1. Der Prozesspilot enthält 2 Musterformulare in den Tabellenblättern „Auftrag“ und „Ausführung“ für die typischerweise an einem Unternehmensprozess der Auftragsausführung involvierten Organisationseinheiten, von der Ausführungsplanung bis zur Finanzbuchhaltung. Das Tabellenblatt „Ausführung“ ist folglich in Bereiche für die differenzierte Abbildung des Prozessstatus und die Aktivierung des Nachrichtensystems gegliedert. Der Prozesspilot ist im Unternehmensnetzwerk hinterlegt und bedarf einer speziellen Rechteverwaltung (Lesen, bereichsbezogen Schreiben).
2. Das Nachrichtensystem enthält vorformulierte E-Mails.

Eine Betriebsanweisung regelt die Verantwortung der involvierten Organisationseinheiten für die Pflege der Dateien des anwendergeführten Workflow, deren Aufbereitung und Nutzung für die Vorgangssteuerung in der Auftragsrealisierung. Die Nutzung des Standardmusters 0405a-MRL wird dafür empfohlen.

Der Vorgehensprozess ist in 10 Phasen gegliedert, deren schrittweise Abarbeitung sicher zum Ergebnis führt.

Die Lösung ist praxiserprobt und bietet sich für die Steuerung der Ausführung von Aufträgen an, die am Markt vom Vertrieb akquiriert wurden. In der Vorlage 0405-TM wird dies an einem Beispiel demonstriert.

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