Die vorgangsbezogene elektronische Archivierung der Dokumente und Belege in einem Dokumentenmanagementsystem, verknüpft mit den ERP-Daten, reduziert den Aufwand, sorgt für Konsistenz und hat zu garantieren, dass die handels- und steuerrechtlich definierten Anforderungen an die Archivierung der Dokumente erfüllt werden, wie Unveränderbarkeit, zeitnahe Auffindbarkeit, Ausschluss von Verlust, Unzerstörbarkeit usw.

Diese  Verfahrensrichtlinie enthält die notwendigen detaillierten Regeln und Vorgaben. Sie regelt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der vorgangsbezogenen Archivierung der Dokumente und Belege, die aufbewahrt werden müssen, in allen Phasen eines Geschäftsvorgangs, von der Entstehung (Erfassung) über die Indizierung, die Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis zur Reproduktion.

Sie ist auf die Anwendung eines elektronischen DMS für die Dokumente eines definierten Geschäftsprozesses zugeschnitten. Berücksichtigung finden die Übernahmeformen für NCI- (Scannen im „frühen“ und „späten“ Verfahren) und CI-Dokumente.

Dabei wird die Verknüpfung eines integrierten ERP-DV-Systems, einer Workflow-Funktionalität und einer DMS-Software grundsätzlich herstellerneutral beschrieben

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