Warum OE?

Es sind die informellen Aspekte, also Macht- und Einflussstrukturen, Einstellungen der Menschen in der Organisation untereinander und zum Unternehmen, Gruppennormen und -beziehungen, Erwartungen und Wünsche sowie Bedürfnisse der Mitarbeiter und Führungskräfte, Vertrauen und Offenheit, die maßgeblich die Wirksamkeit der kodifizierten Organisation, das Verhalten der Mitarbeiter und Führungskräfte prägen. Aber wie bei der Organisationsgestaltung berücksichtigen, wenn ihre Wirksamkeit nicht offenkundig ist?

Die Antwort hierauf lautet, die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte bereits in die Vorbereitung von Entscheidungen nicht nur der Form nach einzubeziehen und dies geordnet, systematisch tun. Dafür gibt es unter der Überschrift "Organisationsentwicklung" (OE) vielfältige Methoden.

Zum Begriff "Organisationsentwicklung (OE)"

OE ist ein kontinuierlicher Entwicklungs- und Veränderungsprozess von Unternehmen und der in ihnen tätigen Menschen. Der Prozess beruht auf Lernen aller Betroffenen durch direkte Mitwirkung und praktische Erfahrung. Sein Ziel besteht gleichzeitig in einer Verbesserung der Unternehmenseffektivität und der Humanität im Arbeitsleben.

Damit dies erreicht werde kann, sind die OE-Elemente als Ganzheit zu sehen und die entsprechenden Konzepte zu implementieren. Dazu gehört die Konzeptentwicklung als Projektaufgabe und Verankerung der Ergebnisse incl. Kontroll-/Berichterstattungs-/Reporting-Mechanismen in organisatorischen Regelungen.

OE-Element Teamentwicklung

Das Wesen der OE impliziert die dominierende Stellung der Arbeitsgruppe bei der Lösung der Betriebsaufgabe in allen Unternehmensbereichen.

Als Teamentwicklung wird die stete Entwicklung der Fähigkeiten der Gruppe, sowohl ihre innere Arbeitsorganisation, ihre Arbeitsabläufe als auch die Beziehungen zwischen den Gruppenmitgliedern zu kommunizieren und so Lösungen für die qualifizierte Wahrnehmung der Gruppenverantwortung zu finden, bezeichnet. Hierzu bedarf es bei Einführung eines solchen OE-Elements anfangs der externen Führung durch Moderation, bis die Selbststeuerungsfähigkeiten der Gruppe hinreichend ausgebildet sind, sowie der Qualifizierung der Gruppenmitglieder.

Aspekte eines Teamentwicklungsprozess:

• Rollen der Teammitglieder,
• Wahl eines Teamsprechers als Koordinator des Teamentwicklungsprozesses und Gruppenrepräsentant,
•  "Spielregeln" als das Grundgesetz der Gruppe,
• Rolle der Führungskraft,
• Zielvereinbarungsprozess mit der Führungskraft,
• Dokumentation der arbeitsorganisatorischen Vereinbarungen der Gruppe auch für Dritte,
• Integration eines Ideenmanagements (KVP) in den Gruppen-Alltag,
• Eliminierung von Detailfestlegungen, die in die Kompetenz der Selbststeuerung der Gruppen fallen.

Es empfiehlt sich, in einem grundlegenden Organisationsdokument des Unternehmens den Prozess der unternehmensweiten Teamentwicklung zu planen und zu kommunizieren.

OE-Element Führen über Zielvereinbarung / Management by Objectives (MbO)

Die Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitergruppen basieren hierbei nicht auf einem System "Auftrag – Anweisung - Kontrolle", sondern die Zielbestimmung wird durch die Gruppe konkret in einem definierten Verfahren verbindlich erarbeitet. Prämisse ist, dass die Arbeitsorganisation in der Gruppe - im Rahmen der technologischen und organisatorischen (Rahmen-)Regeln - durch diese selbst bestimmt wird.

Kategorien der mit dem Vorgesetzten abzuschließenden Zielvereinbarung sind also

• die in Planungszeitraum zu erreichenden Sachziele für die Erfüllung der betrieblichen Aufgabe des Teams,
• die dazu nötige Arbeitsorganisation im Team,
• das Verbesserungswesen, Qualifizierung, Förderung der Gruppenentwicklung, verknüpft mit den Sachzielen,
• die Folgen der Zielerreichung, -überbietung oder auch -unterschreitung.

Hierzu bedarf es einem unternehmensweit geltendem Verfahren für die Handhabung eines Zielvereinbarungssystem wozu ein Belohnungs- bzw. Prämiierungssystem gehört.

OE-Element Training

Die Mitarbeiter müssen qualifiziert werden, damit sie in ihrem Team und in Projektteams qualifiziert mitwirken können.

Dies bezieht sich neben der grundsätzlichen Vermittlung der mit dem OE-Ansatz verbundenen Organisationsphilosophie vor allem auf die Schulung von Fertigkeiten der Moderation und der Ergebnisdokumentation und -präsentation in Gruppenprozessen zur Zielbildung und zur Lösung fachlicher und auch zwischenmenschlicher Probleme.

OE-Element Moderationen und Konfliktmediation

Moderation ist die neutrale Führung eines zeitlich begrenzten Diskussionsprozesses einer Gruppe mit bestimmten Gesprächsführungstechniken.

Das Ziel einer Moderation besteht in der Einbringung von Kenntnissen und Erfahrungen möglichst aller Teilnehmer, in einem Konsens der Gruppe sowie ggf. in Toleranz weiterhin bestehender verschiedener Standpunkte.

Der Moderator sollte bei teaminternen Themen aus dem Team selbst stammen, bei komplexeren, gruppenübergreifende Themen dagegen gruppenextern sein, eine Persönlichkeit, auf die sich die beteiligten Gruppen einigen. Führungskräfte, die in das Problem verantwortungsseitig involviert sind, sind von daher als Moderator ungeeignet..

Konfliktmediation dagegen bedarf einer speziell geschulten Persönlichkeit, Personaltrainer, Organisations-Psychologe u.ä. Qualifikationen und ist auf die Lösung von im zwischenmenschlichen Bereich entstandenen Problemen ausgerichtet.

OE-Element Coaching

Für Schlüsselpersonen gibt es bewährte Formen der individuellen Beratung durch einen externen Personaltrainer. Er hilft verhaltensbedingte Probleme in der Ausführung seiner Aufgabe und im Zusammenwirken mit Dritten zu erkennen und Lösungswege zu finden. Dies erfolgt in persönlichen Gesprächen über einen längeren Zeitraum, der durchaus Monate umfassen kann.

OE-Element Ideenmanagement

Über das herkömmliche "Betriebliches Vorschlagswesen" hinausgehend ist, von Japan kommend (Kaizen), das Ideenmanagements vielfach in Unternehmen eingeführt worden. Begriffe wie "ganzheitliches Qualitätsmanagement" und insbesondere "kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP" charakterisieren den Entwicklungssprung.

Damit wird jeder Mitarbeiter angesprochen, seine Gedanken und Erfahrungen in Verbesserungen einzubringen.

Wesentliche Merkmale sind:

• Ausweitung auf Ideen unmittelbar aus der Ausführung der Arbeitsaufgabe des Ideengebers.
• Integration in Teamentwicklungsprozesse.
• Anerkennung durch das Unternehmen, auch durch finanzielle Belohnung.
• Nutzung der Selbststeuerungskompetenz von Teams und ihres Kontaktanspruchs gegenüber höheren Führungskräften für eine zügige Umsetzung von Ideen in die Betriebspraxis.

Einführung der OE als Prozess

Die Betroffenen zu Beteiligten machen, dieser Führungsgrundsatz gilt hier in ganz besonderem Maße. Denn OE ist nicht wirklich per Anweisung eingeführt, sondern ist Ergebnis eines Projekt-Prozesses, das wiederum einer laufenden Revision unterliegt. Initiator eines solchen Projekts ist idealerweise das Top-Management. Das wiederum ein solches Projekt, wird es von anderen initiiert, verhindern oder totlaufen oder abbrechen kann. Die Unternehmensleitung sollte eine solche Organisationsphilosophie vertreten, die von einem sozialen Menschenbild geprägt ist.

Ein Projekt OE kann nur dann erfolgreich sein, wenn das Top-Management voll hinter dem Anliegen steht, sich aber in der Projektführung weitgehend zurückhält. Verhält es sich auch nur neutral, das Projekt wird scheitern! 

Wichtig ist von daher, die "richtigen" Meilensteine zu bestimmen, zu denen das Top-Management durch eine Formalentscheidung mitwirkt. Das sollte vor allem betreffen

• einen Rahmenplan der Teambildung,
• eine Organisaationsregelung zu den wichtigsten Aspekten der Einführung teilautonomer Gruppenarbeit,
• einen Rahmenablaufplan zu Zielvereinbarungsprozessen,
• ein Budget zur Anerkennung von KVP-Ideen,
• ein Budget zur Durchführung des OE-Bausteins "Qualifizierung"...

Der Erfolg der dargestellten Instrumente hängt entscheidend davon ab, wie sich die Führungskräfte aller Ebenen, neben dem Top-Management die von Teambildungsprozessen und damit von Machteinbußen unmittelbar Betroffenen praktisch verhalten. Wichtig ist ein solches Führungsverhalten, dass mit den Stichworten Förderung und Unterstützung des OE-Einführungsprozesses, auch als Mitglied des Projektteams, umrissen ist.

Bei der Revision der Wirksamkeit der eingeführten OE-Elemente stehen deshalb die Führungskräfte besonders im Fokus.

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