Im Einkaufsprozess fallen für jeden Bestellvorgang neben den Buchhaltungsbelegen eine Vielzahl von Dokumenten – eigene und von Anbietern und Lieferanten – an. Die  systematische Archivierung dieser Geschäftspapiere auf konventionelle Weise, konsistent mit den im ERP-System anfallenden Datensätzen, ist bei Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ein aufwändiges Unterfangen.

Die vorgangsbezogene elektronische Archivierung der Dokumente und Belege in einem Dokumentenmanagementsystem, verknüpft mit den ERP-Daten, reduziert den Aufwand, sorgt für Konsistenz und garantiert, dass die handelsrechtlich und steuerrechtlich definierten Anforderungen an die Archivierung der Dokumente erfüllt werden, wie Unveränderbarkeit, zeitnahe Auffindbarkeit, Ausschluss von Verlust, Unzerstörbarkeit usw.

Diese  Verfahrensdokumentation bzw. Verfahrensrichtlinie enthält die notwendigen klaren, detaillierten Regeln und Vorgaben. Sie regelt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der vorgangsbezogenen Archivierung der Dokumente und Belege, die aufbewahrt werden müssen, in allen Phasen der Einkaufsvorgänge, von der Entstehung (Erfassung) über die Indizierung, die Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis zur Reproduktion

Sie ist auf die Anwendung eines elektronischen DMS für die Dokumente zugeschnitten, die im Einkaufsprozess des Unternehmens anfallen: Anfrage, Ausschreibung, Anlage zu Anfrage / Ausschreibung / Bestellung, Angebot, Anlage zum Angebot, Protokoll Angebotseröffnung, Angebotsvergleich, Verhandlungsprotokoll, Vergabeentscheidung, Bestellung / Bestelländerungen / Storno, Auftragsbestätigung, Rechnung usw. Berücksichtigung finden die Übernahmeformen für NCI- (Scannen im „frühen“ und „späten“ Verfahren) und CI-Dokumente.

Dabei wird die Verknüpfung eines integrierten ERP-DV-Systems, einer Workflow-Funktionalität und einer DMS-Software grundsätzlich herstellerneutral beschrieben.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 55 Seiten, 960 kB