Die systematische Aufgabenbildung ist basic einer konsistenten Organisationsentwicklung und Organisationsgestaltung. Dazu sind die Aufgaben der betrachteten Abteilung systematisch zu erheben und zu definieren sind.

Das Verfahren in diesem Werkzeug geht auch deshalb davon aus, dass alle Aufgaben

•  in einer kausalen Beziehung zweckbestimmt sein müssen,
• konsistent sind mit dem Ziel der jeweiligen Abteilung, das wiederum mit dem Unternehmenszweck korrespondiert,
• ergebnis- oder verfahrensorientiert zu definieren und
• nach den Kategorien Planen, Entscheiden, Anordnen / Anweisen, Ausführen, Organisieren und Kontrollieren zu systematisieren sind.

Die Arbeitstechnik der systematischen Aufgabenanalyse wird in einem strukturierten Vorgehensprozess mittels Mindmaps angewendet. Mindmap-Images, die die Ergebnisse der einzelnen Phasen des Vorgehensprozesses veranschaulichen, sind beigefügt.

Der ganze Prozess ist als Arbeit im Team angelegt, weshalb Wert auf Hilfe für eine adäquate Workshopvorbereitung, –führung und –nachbereitung gelegt wird.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 39 Seiten, 489 kB, incl. 2 Templates (Word-Formular und Mindmap)

Zwei Darstellungsmöglichkeiten von Aufgabenverteilungsplänen als Word-Formular und als Mindmap, mit Erarbeitungshinweisen. Diese basieren auf der Überführung der Ergebnisse einer systematischen Aufgabenanalyse in eine der beiden Dokumentationsformen.

Die Ergebnisse der Anwendung sind charakterisiert durch die Aspekte:

• Ein mit dem Unternehmenszweck abgestimmtes Ziel der jeweiligen Einheit,
• Mit der Zielstellung der betreffenden organisatorischen Einheit abgestimmte, hierarchisch gegliederte Aufgabendefinitionen.
• Ergebnis- oder Verfahrensorientierung?,
• Standardisierung der Aufgabenformulierungen mit den Verrichtungen Planen, Entscheiden, Anordnen, Ausführen, Organisieren, Kontrollieren.

Dokumentdaten: ZIP-file mit 61 kB enthaltend 3 Dateien (2xVorlagen in MS-Word und Mindjet MindManager ab 4.0, 1xManual)

Die Vorlage enthält, abgeleitet aus einem konkreten Fall, den Aufgabenverteilungsplan (AVP) eines mittelständischen Chemieunternehmens, das in Sparten organisiert ist. Sie bekommen eine Darstellung aller für die Funktionsfähigkeit eines solchen Unternehmens relevanten Aspekte. Die Zielstellung von 50 Organisationseinheiten bis zur 3.Ebene ist definiert und es sind über 430 Aufgaben als „Leistungsaufgabe“ oder als „Serviceaufgabe“ klassifiziert.

Auch bei gesellschaftsrechtlicher Ausgliederung von Einheiten wie der Sparten und Fremdvergabe von Leistugen gibt das Template durch die Vielzahl der erfassten Aufgaben für den Anwender des Template reichlich Hinweise. Denn schlielich gilt: Organisationsstrukturen sind änderbar, die Aufgaben bleiben!

Unternehmen können diese Vorlage mit Hilfe des Werkzeugs Aufgabanalyse für ihre Belange konkretisieren. Geeignet auch für Unternehmen anderer Größenordnung und Branchen.

Dokumentdaten: MS-Word-Datei mit 42 Seiten, 420 kB

Diese Vorlage enthält 650 Aufgaben eines regionalen Energieversorgungsunternehmens aller Unternehmensfunktionen und charakteristischen Geschäftsfelder, zugeordnet auf seine Abteilungen bis zur 4. Hierarchieebene. Damit kann die eigene Organisation und Aufgabenverteilung auf Rationalität und Vollständigkeit geprüft, mit Hilfe einer Aufgabenanalyse konkretisiert und so die Organisation  optimiert werden.

Die Vorlage stellt nicht auf die Unternehmensgröße ab, sondern basiert auf den charakteristischen Merkmalen von Unternehmen dieser Branche. Sie ist unabhängig von einer gesellschaftsrechtlichen Trennung von Vertrieb oder Netz und auch unabhängig von einer Ausgliederung weiterer Unternehmensunktionen anwendbar: Die Aufgaben bleiben!

Dargestellt im klassischen Organigramm-Stil.

Dokumentdaten: ZIP-file mit 406 kB enthaltend 1 MS-Word–Datei mit 19 Seiten und eingebettete 12 Charts im MS-Organigramm 2.0-Format.

Über 280 Aufgaben, Abteilungen bis zur 3. Hierarchieebene zugeordnet, stellen die Verantwortungsabgrenzung im Vertriebsbreich eines Stadtwerks dar. Damit kann die eigene Aufgabenverteilung auf Rationalität und Vollständigkeit geprüft und so die Organisation optimiert werden.

Die Darstellungsform als Mindmap erlaubt eine systematische Konkretisierung unter Nutzung des Vorgehensprozesses Aufgabenanalyse.

Dokumentdaten: 1 Datei .mmp-Format, 357 kB, bearbeitbar mit Mindjet MindManager ab 4.0

Für die Unternehmensfunktion Einkauf enthält diese Vorlage die Matrix eines Funktionendiagramms (Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix, im angelsächsischen Sprachraum responsibility assignment matrix (RAM bzw. RACI oder RASCI). Im Spannungsfeld zwischen Einkaufsabteilung und bedarfstragenden Abteilungen eines Unternehmens wird die spezifische Verantwortung für 185 Aufgaben des Einkaufs  festgelegt. Kategorien:

• Strategische, Planungs- und Controllingaufgaben,
• Aufgaben in übergreifenden Einkaufsfunktionen,
• Erarbeitung von Bestellanforderungen,
• Umsetzung der Bestellanforderungen zu Lieferantenbestellungen (mit Bestellanforderungs-Prüfung und Einkaufsdisposition, Anfragen und Ausschreibungen zur Angebotseinholung, Angebotsbearbeitung, Komplexe Konditionenverhandlungen, Vergabeentscheidung nach Ausschreibungen, Bestellungsschreibung und –übermittlung),
• Überwachung der Lieferantenbestellungen,
• Wareneingang und Leistungsabnahme sowie
• Prüfung der Lieferantenrechnungen und Zahlungsausgleich

Verwendete Standardsymbolik nach E (Entscheidung, Genehmigung, Ergebnisverantwortung.), A (Ausführung, Durchführung), M (Mitwirkung bei der Durchführung), I (Informationsrecht) und K (Kontrolle). Vielfältige Hinweise sind als Zellkommentare hinterlegt. Eine Prüfung, ob für die einzelnen Aufgaben die Verantwortungsspezifikationen E und A erfolgt sind, ist integriert.

 Damit können Optimierungsansätze ermittelt werden und im Auszug Informationen für Stellenbeschreibungen und die Prozessmodellierung bereitgestellt werden. Zur Konkretisierung des Aufgabengerüsts ist aus dem Zubehör die Nutzung des Vorgehensprozesses Aufgabenanalyse zu empfehlen.

Dokumentdaten: Funktionendiagramm im MS-Excel-Format, MS-Worddatei 0309d4-VPR "Manual..."

Für die Aufgabensystematik des Marketing ist in der Matrix eines Funktionsdiagramms (Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix, im angelsächsischen Sprachraum responsibility assignment matrix (RAM bzw. RACI oder RASCI) die spezifische Verantwortung für typische Aufgaben des Marketing festgelegt. Kategorien der 161 Aufgaben:

• Marktforschung,
• Strategie- und Konzeptentwicklung,
• Marketingcontrolling,
• Vertriebscontrolling,
• Produktpolitik,
• Preispolitik,
• Kommunikationspolitik und
• Vertriebspolitik

Dazu werden die Einzelaufgaben mittels Zuweisung der Symbole differenziert

1. E  - Entscheidung, Genehmigung, Ergebnisverantwortung,
2. A - Ausführung, Durchführung,
3. M - Mitwirkung bei der Durchführung,
4. I - Informationsrecht und
5. K - Kontrolle.

Vielfältige Hinweise sind als Zellkommentare hinterlegt. Eine Prüfung, ob für die einzelnen Aufgaben die wesentlichen Verantwortungsspezifikationen E und A erfolgt sind, ist integriert.

Damit können Optimierungsansätze ermittelt werden und im Auszug Informationen für Stellenbeschreibungen und die Prozessmodellierung bereitgestellt werden. Zur Konkretisierung ist die Nutzung des Vorgehensprozesses Aufgabenanalyse zu empfehlen.

Dokumentdaten: Funktionendiagramm im MS-Excel-Format, MS-Worddatei "Verwendung der Vorlagen  „Funktionendiagramm“ mit 350 kB

Das Produkt wurde völlig überarbeitet! NEU aufgenommen:

• Den selbsteuernden Teams der teilautonomen Gruppenarbeit zuordenbare Aufgaben des Personalmanagements.

Die Verantwortung für die Personalführung umfasst im Unternehmen vielfältige Aufgaben, die der Abteilung Personal und Führungskräften aller Ebenen sowie eben den Teams in teilautonomer Gruppnarbeit systematisch top-down zugeordnet sein sollten.

Diese (Muster-)Managementrichttlie gibt Ihnen dazu eine Handreichung, die beliebig ausbaubar ist. Sie spezifiziert die Personalverantwortung für mehr als 100 Einzelaufgaben nach:

• Teilgebieten (Personalplanung, Personalorganisation, Entgelt, Personalwesen, Personalverwaltung, Personalführung und –einsatz, Zielbildung/Auftragsvergabe und –kontrolle, Arbeitszeit, Arbeitssicherheit)
• 5 Kategorien,der Personalverantwortung (E = Entscheidungsrecht, A= Ausführungspflicht, M = Mitarbeitspflicht, K = Kontrollrecht I = Informationsrecht)
• 3 Führungsebenen der Personalverantwortung (Höhere, mittlere, untere)

in Form eines Funktionsdiagramms.

Weiterhin  werden zu 50 Themen Anregungen für weitere Richtlinien gegeben.

Dokumentdaten: MS-Word-Dokument mit 20 Seiten, 407 kB

Dieser Ratgeber führt Schritt für Schritt zu hierarchisch mehrstufigen Funktionsdiagrammen, unter Verwendung von MS-Excel.

Solche Diagramme (Verantwortlichkeitsmatrix oder auch Zuständigkeitsmatrix) weisen mit einer Funktionssymbolik den Unternehmensbereichen und nachgeordneten Organisationseinheiten bis hin zur Stelle ihre spezifische Verantwortung für die einzelnen Aufgaben zu. Differenziert wird in diesem Ratgeber zwischen

    E (Entscheidung, Genehmigung, Ergebnisverantwortung.),
    A (Ausführung, Durchführung),
    M (Mitwirkung bei der Durchführung),
    I (Informationsrecht) und
    K (Kontrolle).

Eine Prüfung, ob für die einzelnen Aufgaben die wesentlichen Verantwortungsspezifikationen E und A erfolgt sind, ist integriert.

Damit sind die arbeitsteilig verflochtenen Sachverhalte transparent darstellbar.  Es können Optimierungsansätze ermittelt und Informationen für Stellenbeschreibungen und die Prozessmodellierung bereitgestellt werden.

Es ist der Vorgehensprozess in 6 Phasen für eine Unternehmensfunktion anhand eines Auszugs eines Funktionsdiagramms  veranschaulicht. Weitere Informationen sind als Zellkommentare oder über Hyperlinks hinterlegbar.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 582 kB umfassend 25 Seiten

Diese Vorlage ist eine Musterregelung für Unternehmen. Sie geht von der Beschreibung einer typischen Aufgabenverteilung zwischen den involvierten Organisationseinheiten aus:

1.  Die zentrale Abteilung Einkauf.
2. Die Bedarfsträger (incl. der Investitionsplanung und übergreifender Projektleitungen).
3. Bereiche mit strategischer Verantwortung (Produktentwicklung, Vertrieb/Marketing, Unternehmenscontrolling).
4. Mit Querschnittsfunktionen (Technik/Normung, technische Sachkundige, Budgetverantwortliche).
5. Das Rechnungs- und Finanzwesen.

Für diese Abteilungen wird in über 180 Paragraphen deren Verantwortung geregelt für

• die Phasen des Einkaufsprozesses
  • Bestellanforderungen, Bestellung mit Anfragen und Ausschreibungen, Angebotsbearbeitung, Konditionenverhandlung, Vergabeentscheidung, Bestellungsschreibung, Bestellüberwachung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Zahlungsausgleich und Archivierung und für
• übergreifende Einkaufsfunktionen
  • strategische Einkaufspolitik, Einkaufscontrolling, Bereitstellungsplanung, Lagerverwaltung, Stammdatenverwaltung, Einkaufsroutinen (Szenarien), Rahmenverträge, Einkauf über das Internet, Finanzierung, Kontierungen

Weiterhin enthält die Vorlage in über 65 Paragraphen die grundsätzlichen Anforderungen an

• den Prozess der Zielbildung für den Einkauf - siehe Anlage 1, mit Orientierungen für Zielbildungsprozesse für den Einkauf,
• die Ordnungsmäßigkeit: Vier-Augen-Prinzip, Unterschriftsregelungen, Wirksamkeit der Kontrollsysteme, Risikomanagement - siehe Anlage 2,
• die Lieferantenauswahl - Handhabung ethischer Kriterien, Regelungen zur Diskriminierungsfreiheit und zur Korruptionsverhütung und an
• eine integrierte DV-Lösung.

Die Schlussbestimmungen enthalten die Implementierungsmaßnahmen. Anlage 2 enthält auf 15 Seiten Begriffsklärungen, darunter Eckpunkte zur Aufbauorganisation einer Einkaufsabteilung sowie eines Verfahrens zur Risikoanalyse für den Einkauf.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 51 Seiten, 690 kB