Unternehmen, Behörden und andere Einrichtungen stehen häufig vor der Fragestellung, die Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter, die sie für die Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen, möglichst präzise zu bestimmen.

Personalwirtschaftliche Anforderungs-/Kompetenzprofile sind dazu eine bewährte Form, die 

• einen einheitlichen Standard für die Durchführung unternehmerischer Entscheidungen für Investitionen in Mitarbeiter (über Stellenausschreibungen, die Bewerberbeurteilung und –auswahl, die Personalentwicklung und Qualifizierung sowie die Mitarbeiterbeurteilung) darstellen,
• Organisationslösungen personalwirtschaftlich sachgerecht implementieren und die
• zugleich einige Grundlagen für die Eingruppierung von Tätigkeiten in eine Entgelttabelle legen.

Aber wie soll man vorgehen, um dies zu erreichen?

Man benötigt einen systematischen Arbeitsprozess, den Sie hier erhalten können. Er ist gegliedert in die Phasen

• Auswahl der Einzelkompetenzen,
• wechselseitige Abhängigkeiten von Kompetenzen,
• Festlegung der zutreffenden Niveaustufen der Kompetenzen (Skalierung) und
• Vergleichsprüfungen.

Damit wählen Sie die jeweils relevanten stellenbezogen aus 32 Kompetenzarten - fachliche Kompetenzen (grundfachliche, einzelfachliche), methodisch-fachübergreifende, soziale und persönlichkeitsbezogene (geistige, physische, allg. Arbeitsverhalten) - aus und bewerten Sie in 7 Skalierungsstufen mit Hilfe detaillierter Skalierungstabellen (20 Seiten).

Dieser Arbeitsprozess ist durch ein Team Sachkundiger zu leisten, denn die Beschaffung und Bewertung der Informationen kann nicht allein der subjektiven Wahrnehmng der unmittelbar überstellten Fühungskräfte überlassen bleiben. Hinweise für eine adäquate Vorbereitung der Workshops sind in dem Ratgeber enthalten.

Dokumentdaten: 1 ZIP-file mit 241 kB, enthaltemd 1 Datei mit 71 Seiten im MS-Word-Format

Die Stelle ist der kleinste Baustein der Aufbauorganisation und steht im Zentrum jedes Projekts der Organisationsgestaltung, gemeinsam mit der  Aufgabenanalyse, der Strukturbildung für die gesamte Organisation und der Prozessmodellierung. Zudem ist der Zweck der überstellten Organisationseinheiten letztlich bis zum Unternehmen mittels Zieldelegation und Aufgabenanalyse mit der Definition jeder Stelle auch darin abzubilden.

Der Vorgehensprozess ist gegliedert in die top-down-Phasen

• Ermittlung bzw. Verifizierung des Verantwortungsprofils von Teilstrukturen, abgeleitet aus der jeweils übergeordneten Abteilung
• Zusammenstellung der Kriterien,
• Variantenbildung,
• Variantenbewertung,Zielbildung der Stellen,
• Entscheidung zur Stellenstruktur.

Ihre Resultate des Vorgehensprozesses bestehen in:

• Zielstellung und Verantwortungsprofil der betrachteten Teilstruktur, abgestimmt mit dem Unternehmenszweck.
• Stellenstruktur der betrachteten Abteilung abgestimmt mit seiner Zielstellung.
• Definitionen der einzelnen Stellenarten durch Festlegung ihres Ziels und ihrer ergebnis- bzw. verfahrensorientierte Ausrichtung.

Der ganze Prozess ist als Arbeit im Team angelegt, weshalb Wert auf Hilfe für eine adäquate Workshopvorbereitung, –führung und –nachbereitung gelegt wird.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 31 Seiten, 454 kB

Die systematische Aufgabenbildung ist basic einer konsistenten Organisationsentwicklung und Organisationsgestaltung. Dazu sind die Aufgaben der betrachteten Abteilung systematisch zu erheben und zu definieren sind.

Das Verfahren in diesem Werkzeug geht auch deshalb davon aus, dass alle Aufgaben

•  in einer kausalen Beziehung zweckbestimmt sein müssen,
• konsistent sind mit dem Ziel der jeweiligen Abteilung, das wiederum mit dem Unternehmenszweck korrespondiert,
• ergebnis- oder verfahrensorientiert zu definieren und
• nach den Kategorien Planen, Entscheiden, Anordnen / Anweisen, Ausführen, Organisieren und Kontrollieren zu systematisieren sind.

Die Arbeitstechnik der systematischen Aufgabenanalyse wird in einem strukturierten Vorgehensprozess mittels Mindmaps angewendet. Mindmap-Images, die die Ergebnisse der einzelnen Phasen des Vorgehensprozesses veranschaulichen, sind beigefügt.

Der ganze Prozess ist als Arbeit im Team angelegt, weshalb Wert auf Hilfe für eine adäquate Workshopvorbereitung, –führung und –nachbereitung gelegt wird.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 39 Seiten, 489 kB, incl. 2 Templates (Word-Formular und Mindmap)

Unternehmen und Behörden haben vielschichtige Regelungssysteme

• in unterschiedlichen Begriffen (Richtlinien, Ordnungen, Rundschreiben, Dienstanweisungen, ... für QSS, Arbeitssicherheit, Prozessorganisation,...) zusammengefasst,
• mit unterschiedlichen Verfahrensabläufen bzw. -parametern,
• die häufig nebeneinander, unkoordiniert, gewachsen sind. Sie werden gelegentlich als Sinnbild für Bürokratie wahrgenommen.

Dieser Vorgehensprozess führt systematisch über eine komplexe Analyse zur Neugestaltung des betrieblichen Regelungswerks in einem integrierten Managementsystem. Der Prozess ist in acht Phasen gegliedert, beginnend mit der Bestandsaufnahme und der Systematisierung bis zur Implementierung des Integrierten Managementsystems.

Der Prozess ist als Arbeit im Team angelegt, weshalb Wert auf Hilfe für eine adäquate Workshopvorbereitung, –führung und –nachbereitung gelegt wird. Das Ergebnis der Anwendung dieses Werkzeugss besteht in:

• Übersicht und Transparenz sind erreicht.
• Lücken und bürokratische Überorganisation sind erkannt.
• Eine Meta-Regelung als Leitdokument eines integrierten Managementsystems liegt vor.

Dokumentdaten: 1 MS-Word-Datei mit 41 Seiten, 621 kB

Eine Prozesslandkarte (Prozessogramm) ist in der Prozessorganisation das Analogon zum Organigramm in der Aufbauorganisation und gibt eine Übersicht über ein Prozesssystem.

Der Ratgeber erläutert den Inhalt von Prozesslandkarten und den Vorgehensprozess ihrer Erarbeitung in 8 Phasen. Er enthält alle methodischen Informationen, um für eine Einheit beliebiger hierarchischer Einordnung (Unternehmen, Unternehmensbereich, Abteilung,...) eine solche Map anlegen und nutzen zu können.

Dieses Werkzeug eines Standard-Vorgehensprozesses liefert als Ergebnis die Darstellung des Prozessystems für Unternehmen bzw. deren  Teilbereiche entsprechend der zugrunde liegenden Geschäftsfelddefinition(-en)

• Datensammlung und –aufbereitung in mehreren Excel-Tabellen und die
• Visualisierung der Daten in mehreren Varianten (Sichtweisen) einer Prozesslandkarte,
  • als Diagramme aus den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Umsatz/Geschäftsprozess, Kosten/Geschäftsprozess und Kostendeckungsgrade der Unternehmensfunktionen durch Geschäftsprozess-Umsätze sowie
  • als Mindmap in mehreren Aggregationsstufen durch Nutzung der Multimap-Funktion der Software.

Dokumentdaten: 14 Seiten, 341 kB, MS-Word-Format

Die Erkennung von Potentialen zur Optimierung von Geschäfts- und Serviceprozessen in Unternehmen und Behörden ist eine bedeutende Managementaufgabe. Eine Voraussetzung ist dafür die sachgerechte Bestandsaufnahme in einem Prozessmodell. Doch was wird dazu benötigt und wie soll man vorgehen?

Dieser Ratgeber gibt eine detaillierte Antwort zu den Modelldarstellungen in den Modellierungsphasen

• Prozessübersicht,
• Prozess-Datenblätter und
• Prozessflussdiagramme (nach dem Grundmuster erweiterter ereignisgesteuerter Prozessketten).

Er verwendet einen Standard an 20 Prozesssymbolen und an Datenfeldern für die Erfassung des Prozessaufwands. Die wichtigsten Anforderungen, die eine Prozessmodellierungssoftware erfüllen soll, werden genannt, so dass der Anwender danach seine Einkaufsentscheidung ausrichten kann.

Der Vorgehensprozess wird Schritt für Schritt beschrieben für die

• Modellierungsphasen und die
• Aufwandsdatenerhebung sowie für
• Auswertungen über den Prozessaufwand, insgesamt und für eine Priorisierung nach den wichtigsten Aufwandstreibern im Prozess.

Insgesamt wird bei konsequenter Anwendung des schrittweisen Vorgehens sowohl eine übergeordnete, ganzheitliche Sichtweise auf den Prozess als auch auf die Zusammenhänge innerhalb des Prozesses erreicht. Es wird so ermöglicht, die gewichtigsten Potentiale zur Prozessoptimierung zu identifizieren. Transparenz und Verständlichkeit als Bedingung für Akzeptanz durch und für die Anwender der Modelle werden damit gewährleistet.

Dokumentdaten: Zip-Datei mit 2,3 MB enthaltend 1 MS-Word-Datei mit 40 Seiten

Optimierte Prozessmodelle bedürfen besonderer Instrumente, damit sie tatsächlich ihre Potentiale wirksam werden lassen. Die Alternative ist Improvisation und bedeutet in der Regel schwerer beherrschbare Vorgangsbearbeitungszeiten.

Dieser Ratgeber führt Schritt für Schritt zur Entwicklung eines solchen Instruments, einer anwendergeführten Workflow-Lösung:

Das Grundprinzip der mit dem Ratgeber erarbeiteten Lösung besteht in einer Übertragung der wesentlichen Schnittstellen – definiert in einem Prozessflussdiagramm - zwischen den in die Auftragsausführung involvierten Abteilungen in ein MS-Excel-Formular. Von diesem werden bei einem neuen Prozess-Status über Hyperlinks in MS-Word angelegte Nachrichtendateien aufgerufen und über ein Mailsystem an den nächsten Prozessbeteiligten versandt.

Der Ratgeber erläutert Inhalt und Aufbau der zwei Komponenten eines anwendergeführten Workflowwerkzeugs:

1. Der Prozesspilot enthält 2 Musterformulare in den Tabellenblättern „Auftrag“ und „Ausführung“ für die typischerweise an einem Unternehmensprozess der Auftragsausführung involvierten Organisationseinheiten, von der Ausführungsplanung bis zur Finanzbuchhaltung. Das Tabellenblatt „Ausführung“ ist folglich in Bereiche für die differenzierte Abbildung des Prozessstatus und die Aktivierung des Nachrichtensystems gegliedert. Der Prozesspilot ist im Unternehmensnetzwerk hinterlegt und bedarf einer speziellen Rechteverwaltung (Lesen, bereichsbezogen Schreiben).
2. Das Nachrichtensystem enthält vorformulierte E-Mails.

Eine Betriebsanweisung regelt die Verantwortung der involvierten Organisationseinheiten für die Pflege der Dateien des anwendergeführten Workflow, deren Aufbereitung und Nutzung für die Vorgangssteuerung in der Auftragsrealisierung. Die Nutzung des Standardmusters 0405a-MRL wird dafür empfohlen.

Der Vorgehensprozess ist in 10 Phasen gegliedert, deren schrittweise Abarbeitung sicher zum Ergebnis führt.

Die Lösung ist praxiserprobt und bietet sich für die Steuerung der Ausführung von Aufträgen an, die am Markt vom Vertrieb akquiriert wurden. In der Vorlage 0405-TM wird dies an einem Beispiel demonstriert.

Dokumentdaten: Zip-Datei mit 805 kB enthaltend 1 Datei im MS-Word-Format (37 Seiten)